假如現(xiàn)在時(shí)刻大約是夜里11點(diǎn)，作為領(lǐng)導(dǎo)的你突然想到一個(gè)關(guān)于正在進(jìn)行的項(xiàng)目的關(guān)鍵步驟。于是你匆匆起身開始寫郵件，發(fā)送給你的團(tuán)隊(duì)。
老板們！請(qǐng)不要半夜發(fā)郵件
沒(méi)有時(shí)間比現(xiàn)在更好，對(duì)嗎？
錯(cuò)！作為一個(gè)注意力管理方面的教練，過(guò)去數(shù)十年中很多案例關(guān)于業(yè)余時(shí)間的郵件如何提高企業(yè)員工效率。但同時(shí)，在這些案例里面，那些真正的創(chuàng)意、創(chuàng)新和高效率被排除在外了。
如果這已經(jīng)是你的慣常做法，那么你早已錯(cuò)失能和工作拉開一段距離的機(jī)會(huì)。而這種距離感對(duì)于常常需要新視角的領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。很多時(shí)候，只要老板在工作，整個(gè)員工，團(tuán)隊(duì)似乎也應(yīng)該都在工作。
想一想作為領(lǐng)導(dǎo)者，你想傳達(dá)的訊息是什么。是希望你的員工能夠立刻回復(fù)？還是只是因?yàn)槟阃蝗幌氲搅艘恍〇|西，在你忘記之前想要告訴大家而已。如果是前者，你是有意識(shí)地希望你的員工7天24小時(shí)無(wú)休止的工作。如果是后者，你也是無(wú)意識(shí)地希望你的員工7天24小時(shí)無(wú)休止的工作。這其實(shí)對(duì)于作為領(lǐng)導(dǎo)者的你、你的員工、以及整個(gè)企業(yè)文化都不是好事。繁忙時(shí)節(jié)，在休息時(shí)間還心系工作是高效率的表現(xiàn)。但是一直心系工作，那就是工作狂。工作狂和高效率之間是有很大區(qū)別的。
不管你的目的是什么，從我的經(jīng)驗(yàn)中看出，從老板到員工養(yǎng)成這種半夜發(fā)郵件的習(xí)慣主要有以下兩個(gè)原因：
野心
如果老板半夜或者周末發(fā)郵件給員工，大多數(shù)的員工認(rèn)為立即回復(fù)是非常必要的，或者說(shuō)立刻回復(fù)會(huì)給老板留下好印象。就算只有很小一部分員工這么想，這種想法也會(huì)很快傳遍整個(gè)團(tuán)隊(duì)。做到這一點(diǎn)，只需要開會(huì)中隨意地提起“我們昨晚在郵件中說(shuō)……”。畢竟，每個(gè)員工都在努力為自己的職業(yè)生涯尋找突破口。
注意力
很多人在下班時(shí)間是沒(méi)有一點(diǎn)兒工作意愿的。但是他們對(duì)于自己的注意力管理能力低下。他們太過(guò)習(xí)慣與多任務(wù)工作，習(xí)慣于不停被打擾。他們會(huì)拋下自己正在做的工作，無(wú)意識(shí)地點(diǎn)開手機(jī)上的新郵件、新短信、和來(lái)自社交媒體的新消息。作為老板，你的深夜郵件就是助長(zhǎng)了這種不良習(xí)氣。
這兩條原因帶來(lái)的結(jié)果總是傷害。不管是因?yàn)樗麄儞?dān)心錯(cuò)過(guò)你的郵件，還是因?yàn)樗麄円呀?jīng)長(zhǎng)期沉溺于這些智能設(shè)備；當(dāng)員工下班之后還不停地關(guān)注工作郵箱，他們就失去了讓大腦獲得基本休息的時(shí)間。實(shí)驗(yàn)證明，如果想要高效工作，我們的大腦需要休息時(shí)間。就是這些休息時(shí)間產(chǎn)出好創(chuàng)意和新視角?？墒悄愕膯T工卻因?yàn)橐恢标P(guān)注郵件，所以從來(lái)沒(méi)有這樣的時(shí)間。創(chuàng)造力、靈感和動(dòng)力是員工的核心競(jìng)爭(zhēng)力，但同時(shí)它們也是一直在消耗的資源，需要時(shí)時(shí)充電。對(duì)于你來(lái)說(shuō)，也是這樣。所以，是應(yīng)該花費(fèi)些時(shí)間看看自己的交流習(xí)慣了。
公司的領(lǐng)導(dǎo)者的這種行為，會(huì)讓不健康的郵件交流風(fēng)氣扎根生長(zhǎng)。
領(lǐng)導(dǎo)者要清楚郵件和其他交流方式的目的何在，建立推崇專注力、單任務(wù)和擁有休息時(shí)間的企業(yè)文化。Vynamic，費(fèi)城的一家成功的健康咨詢公司，就有一條政策叫“zmail”。這條政策旨在抑制工作日晚上10點(diǎn)的到早上7點(diǎn)的郵件和所有周末郵件。當(dāng)然，這條政策并不是說(shuō)在這些時(shí)間段完全禁止工作，或禁止交流。如果員工認(rèn)為下班時(shí)間的交流是必要的，他們必須評(píng)估一下這件事情是不是重要的需要打電話。如果有員工選擇在休息時(shí)間工作，“zmail”的政策旨在不讓一位員工的習(xí)慣影響其他人。執(zhí)行起來(lái)非常簡(jiǎn)單，如果你在下班時(shí)間發(fā)郵件，zmail會(huì)強(qiáng)制將郵件草稿緩存，你可以在一會(huì)兒之后手動(dòng)發(fā)出，或者直至工作時(shí)間自動(dòng)發(fā)出。這條政策將休息時(shí)間很重要的信念和員工行為緊密結(jié)合起來(lái)，最終也創(chuàng)造了健康的企業(yè)文化。
我們?cè)賮?lái)仔細(xì)看看那些總是處在工作環(huán)境中的領(lǐng)導(dǎo)者。他們的工作時(shí)間越長(zhǎng)越容易成功的信念深入潛意識(shí)，不易克服。但真相是，這樣做既不有利也不能持久。長(zhǎng)時(shí)間的工作降低了效率和投入程度。我總是看到，領(lǐng)導(dǎo)者在理念上覺得很需要休息時(shí)間，但是他們又希望可以推進(jìn)公司發(fā)展目標(biāo)，這貌似就意味著時(shí)刻不間斷的交流。
然而，這種員工時(shí)刻回復(fù)郵件的瘋狂環(huán)境并不能讓他們變得更加高效，只能讓他們不斷被打擾，看起來(lái)更加忙碌。在招聘員工的時(shí)候，你看重的是他們的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和獨(dú)特的才華，而不是他們能同時(shí)完成多少任務(wù)，或者他們一天能回復(fù)多少封郵件。
因此，要展示并鼓勵(lì)這樣一種企業(yè)文化。在其中，員工可以將他們的腦力更高效地使用。
注重“時(shí)間管理”轉(zhuǎn)為注重“注意力管理”。并將這一重要技能的培訓(xùn)納入員工發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃中。
抑制下班時(shí)間的工作交流。
討論并規(guī)范“出席”的重要性。當(dāng)你在跟下屬講話的時(shí)候，不要做其他事情。開會(huì)的時(shí)候也要有“拒絕移動(dòng)設(shè)備”的政策，推崇對(duì)于單個(gè)任務(wù)的全身心投入。
抑制全天工作和總是分心的不良習(xí)慣，強(qiáng)調(diào)注意力集中力的重要性。在辦公室設(shè)計(jì)方面，在有開放討論空間的同時(shí)，也要有可以全身心投入的安靜區(qū)域。尤其對(duì)于那些需要高度集中力的職位、任務(wù)和項(xiàng)目，還可以開放遠(yuǎn)程工作的選項(xiàng)。
以上這些行為不僅能夠幫助你和你的員工提高工作效率和工作質(zhì)量。更為重要的是，它們創(chuàng)造了一種更為高效輕松的企業(yè)文化。