如果你的公司把所有的會議都變成可選項會怎樣？想象一下，如果采用這樣的規(guī)則，會有多少無用的會議被取消？這正是越來越多聰明的公司正在做的事。
聰明的公司正在將所有的會議變成可選項
Atlassian的圖表表明，員工平均每個月要在會議上花31個小時，其中至少有50%的時間是完全被浪費掉了。至少其中有一些人有91%的時間是在做白日夢，75%的時間在做其他工作，39%的時間在睡覺。不必要的會議每年帶來的浪費高達(dá)370億美元。
經(jīng)理們也沒有好到哪里去。Bain & Company公司發(fā)現(xiàn)，該公司的經(jīng)理平均每周要在會議上浪費幾乎整整一天，高管們每周則要在無休止的、讓人頭腦麻木又毫無效果的會議上浪費40%的工作時間。這甚至還沒有算上為了準(zhǔn)備會議和會后發(fā)送CYA電子郵件所花費的時間。
把事情做好還有更好的方法
一些企業(yè)高管們認(rèn)為，會議是一種必需的溝通工具。但是事實并非如此。每個行業(yè)里在日常運營中不開會的企業(yè)數(shù)量都在快速增長，一些公司這樣做的歷史甚至超過了三十年。這種趨勢的成功表明，我們應(yīng)該完全放棄它們，或者至少讓它們變成可選項。這正是很多公司正在做的事。
英特爾公司有一條規(guī)則，沒有人可以召開沒有清晰目的的會議。聯(lián)想要求自己的員工停止任何徘徊不前的會議。很多其他的公司都將會議變成可選項。Semco（10億美元，3000名股東）差不多三十年前就開始這樣做了。還有一些其他的公司，例如Project eMT已經(jīng)廢除了所有的會議。
在我們的公司——Crankset Group里，人們會因為需要解決具體問題聚在一起，但是每個月只有一次預(yù)定的會議。我們有一個很棒的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型中心，但是我們都在家工作。所以我們會偶爾在我們?yōu)榭蛻襞e辦的活動中碰到彼此。我們的一次會議有助于我們互相聯(lián)系。
雙腳法則
這是一種偉大的方式，用來鼓勵可選擇的會議。Open Space Technology的會議采用了：在與會者到達(dá)之后自己組織的方式（這種做法效果很不錯，甚至對于上千人參與的會議也是如此），這些會議就使用了雙腳法則。
這個法則很簡單，如果你選擇參加一個會議，那么你就必須：
1）能夠從中學(xué)到東西，
或者2）能夠有所貢獻(xiàn)（你應(yīng)該努力做到這一點）。
如果你兩者都做不到，你就有責(zé)任站起來并離開，去一個能夠做到兩者之一的地方。如果每一家公司都運用了雙腳法則，也許會有一半的會議都無人到場，在剩下的很多會議中大家都會在會議陷入細(xì)節(jié)討論的時候中途退場。
傳統(tǒng)的經(jīng)理們不會喜歡這種做法
一些企業(yè)可能永遠(yuǎn)都不會這樣做，因為對于它們來說，會議之所以存在，是為了讓經(jīng)理們覺得自己很重要。雅虎首席執(zhí)行官Marissa Mayer就肯定聽不進(jìn)去，據(jù)報道稱，自從她接掌雅虎帥印以來，幾乎在所有的會議上都遲到，每周要在七十多場會議上遲到。她根本不知道該如何從這種局面中擺脫出來，并把員工的大腦還給他們。
我們可以改進(jìn)
但對于那些已經(jīng)明白這一點的人來說，這樣做的回報卻是巨大的。Bain and Company表示，它研究的一家制造商通過將會議的長度從60分鐘縮短到30分鐘、并將參會的人數(shù)上限限定為七人的方式，削減了大約200個職位。
下面五個想法能夠簡化或者減少會議：
1) 讓會議變成可選擇的。你很快就會發(fā)現(xiàn)哪些會議是毫無用處的。
2) 有一個書面的議程。并且堅持這樣做。如果會議沒有重要到值得事先進(jìn)行思考的程度，就干脆不要開。我們使用的是一個共享在線文檔——每個人在會議前一個月都可以對文檔做出貢獻(xiàn)。
3) 15-30分鐘，到時間硬性結(jié)束。尊重始于告知每個人這個會議將于上午10:30結(jié)束。并且確保到時會議一定結(jié)束。
4) 站立式會議——對于日常業(yè)務(wù)會議來說是一種非常好的手段。樞密院定期會見英國女王，這些會見都是站立式會議（女王和她的代表也站著），這種做法讓這些會議都很短。
5) 永遠(yuǎn)不要在大型會議上解決問題。解決方案幾乎永遠(yuǎn)都不可能牽涉到每一個人。相反，要明確問題，并且弄清楚這個問題屬于誰，然后讓他們?nèi)ふ以谂c會者之外所需要的人。在下一次會議上他們會匯報情況，讓大家知道是否完成了。