芝加哥和西北鐵路公司的董事長(zhǎng)羅南??威廉士說(shuō)：“一個(gè)桌上堆滿很多種文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手邊待處理的文件，就會(huì)發(fā)現(xiàn)他的工作更容易，也更實(shí)在——我稱之為家務(wù)料理，這是提高效率的第一步。”看看吧，清理辦公桌同你能否提高工作效率息息相關(guān)。想要邁向成功的你，要做的第一步就是清理掉積壓在辦公桌上的各類(lèi)文件、檔案以及那些突然到來(lái)、讓你措手不及、又耗費(fèi)精力的工作。那么如何清理辦公桌、如何提高工作效率呢？不妨按照下面的步驟做做看吧！
第1步：清理辦公桌上新送來(lái)的信函文件，使之變得更有條理。
如果你沒(méi)有條理，不能迅速地處理沒(méi)完沒(méi)了的雜事，那用不了多久，你就會(huì)重新陷入泥潭出不來(lái)。拿出四個(gè)裝信封的盒子，分別寫(xiě)上“雜志”、“宣傳品”、“日常事務(wù)”和“優(yōu)先事務(wù)”等標(biāo)記。按先后一一放置，不要為區(qū)分它們而浪費(fèi)太多的時(shí)間。如果有介于兩者之間的，那就放進(jìn)較次要的盒子。而那些如果三天內(nèi)不加處理就會(huì)導(dǎo)致災(zāi)難性后果的東西，自然要放進(jìn)“優(yōu)先事務(wù)”中了。
第2步：把“優(yōu)先事務(wù)”的盒子拿過(guò)來(lái)，一件件地處理。
不要從中挑選優(yōu)勝劣汰，只要一件件按照順序去做，行動(dòng)完成之后就可以輕松了，千萬(wàn)不要急躁了事。
第3步：把積壓的文書(shū)分好類(lèi)，處理完優(yōu)先事務(wù)后，你就可以為本周的剩余時(shí)間制定一份詳細(xì)的計(jì)劃了。
這樣做會(huì)改變你的心理狀態(tài)，從而促使你有時(shí)間緊迫感，充分利用自己的時(shí)間，去進(jìn)行以后各階段的工作。但別忘了堅(jiān)持一個(gè)原則：永遠(yuǎn)別讓你的辦公桌再度雜亂。
第4步：清理完了積壓的工作，你就必須計(jì)劃好日常文書(shū)工作流程，使它不會(huì)又在你的面前堆積起來(lái)。
你可以在處理完日常事務(wù)信件后，迅速地瀏覽一些宣傳單，以便從中獲得許多很棒的點(diǎn)子。如果這個(gè)時(shí)候你已經(jīng)可以不用從郵件堆下面把文件抽出來(lái)，那么你就已經(jīng)掌握了成功管束自己的方法了。
第5步：如果因?yàn)樗枰男畔⑸形吹竭_(dá)，或者采取行動(dòng)還為時(shí)尚早而不能去處理某件事務(wù)時(shí)，你可以把這類(lèi)文件歸入“待辦文件夾”，最好不要把它放在你的辦公桌上。
為了保持你的辦公桌整潔，最重要的是要讓每樣?xùn)|西都各歸其位，千萬(wàn)不要肆意亂放。
現(xiàn)在，你已經(jīng)能夠清理積壓在辦公桌上亂七八糟的文件了，而且已經(jīng)能夠理順工作流程，保持干凈整潔的辦公環(huán)境，并掌握了控制日常文書(shū)工作的主動(dòng)權(quán)。而最重要的是，你不是一時(shí)心血來(lái)潮才這樣做，而是要保持好的工作習(xí)慣，做一個(gè)自信的office lady.否則，不久之后，你就又被淹沒(méi)在大量堆積如山的文件中，重新成為文件的奴隸。
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